کارمندان در معرض استعفا را پیش از بروز مشکل تشخیص دهید

آنالیز رفتار کارمندان امری دشوار، وقت‌گیر و هزینه‌بر است. اما قطعا این کار جزو پراهمیت‌ترین وظایف یک مدیر است. مدیری که بتوانید از سبک کاری، صحبت‌ها و رفتارهای کارمندانش با دیگر همکاران، متوجه موارد خطرناک بشود، در تشخیص چالش‌ها نیز موفق‌تر و سریع‌تر عمل خواهد کرد. این مدیران می‌توانند پیش از ترک شرکت توسط کارمندان یا هرگونه اقدام مخرب دیگر، نشانه‌ها را تشخیص و اقدامات لازم را انجام دهند. اگرچه این فرآیند دشوار و زمان‌بر است؛ اما هر مدیری با کمی تمرین و مطالعه، می‌تواند (و باید) آن را بیاموزد.

نشانه‌های رفتاری در گوشه و کنار شرکت به‌راحتی قابل مشاهده هستند. هنر مدیریت در این است که این نشانه‌ها را به سرعت شناسایی و به رفتارهای کارمندان متصل کنیم. مدیری که توانایی تشخیص و تحلیل این نشانه‌ها را داشته باشد، از برخی مشکلات رایج جلوگیری خواهد کرد. مشکلاتی همچون بی‌علاقگی و خستگی کارمندان که نتایج جبران‌ناپذیری برای شرکت خواهد داشت. در ادامه‌ی این مقاله‌ به معرفی و بررسی راهکارهایی برای تشخیص نشانه‌ها و شناسایی کارمندان در معرض استعفا می‌پردازیم.

بخش خدمات مشتریان

بخش‌هایی از شرکت که کارمندان آن به‌صورت روزانه و به تعداد زیاد با مشتریان و ارباب رجوع سر و کار دارند، پتانسیل بالایی برای استعفای کارمندان دارند. به‌عنوان مثال مراکز تماس از بخش‌هایی هستند که عموم افراد به‌عنوان شغل‌های موقتی به آن نگاه می‌کنند و پس از مدتی که درآمدی کسب کردند، به فکر ترک شغل یا درخواست برای ارتقاء می‌افتند. در این بخش‌های شرکت، خستگی و فرسودگی باعث کاهش کارایی کارمندان می‌شود که مدیران در قدم اول باید آن را برطرف کنند.

یکی از بررسی‌های مفید برای تشخیص علائم در مراکز تماس، آنالیز داده‌های مربوط به زمان و تعداد تماس‌های پشتیبانی است. برای انجام بهتر این بررسی می‌توان آمار کلی عملکرد هر فرد را نیز در انتهای شیفت در اختیار او قرار داد و با وابسته کردن پاداش و حقوق به این آمار، انگیزه را در افراد افزایش داد. نکته‌ی مهم در اینجا آن است که با افزایش پاداش به ازای افزایش زمان و تعداد تماس‌ها، ممکن است کارایی آن‌ها کاهش پیدا کند. به بیان دیگر کارمندان تنها به پاداش فکر خواهند کرد و تماس‌های کمتری به راه‌ حل و نتیجه ختم خواهند شد.

در مورد کاهش کارایی و اقدام به ترک شرکت کارمندان این بخش‌ها، می‌توان همان تلاش برای دریافت پاداش صرف و همچنین، شکایت‌های گاه و بی‌گاه از شرایط کاری و تجهیزات را در نظر گرفت.

نظرسنجی کنید

این راهکار قدیمی هنوز کارایی‌ دارد. اندازه‌گیری احساسات کارمندان در نگاه اول دشوار به نظر می‌رسد؛ اما ابزارهای ساده‌ای برای آن وجود دارد. به‌عنوان مثال شما می‌توانید از نظرسنجی‌های ناشناس و ابزارهای آنلاین بدون نیاز به ثبت نام استفاده کنید.

ابزار ساده‌ای که در هتل‌ها و برخی شرکت‌های بزرگ غربی استفاده می‌شود، دستگاهی با دکمه‌های سبز و زرد و قرمز است که در پایان روز، سؤالی در مورد احساس کارمندان می‌پرسد. این دستگاه با یک آمارگیری ساده، روند احساسی کارمندان را به مدیر نشان می‌دهد. جمع‌آوری اطلاعات احساسی کارمندان و توجه به روند رضایتی آن‌ها، می‌تواند زنگ خطر را پیش از موعد برای شما به صدا در بیاورد.

به دنبال نشانه‌های کاهش عملکرد یا تلاش باشید

آمارهای ورود و خروج سنتی از اولین منابع برای دست‌یابی به اطلاعات عملکردی افراد هستند. نرم‌افزارهایی که زمان کار با سیستم‌های کامپیوتری را نشان می‌دهند نیز ابزارهایی کمی مدرن‌تر هستند. نکته‌ی مهم این است که این ابزارها حالتی شبیه به کنترل شدن را به کارمندان القا می‌کنند و علاوه بر آن، آمار دقیقی از عملکرد یا تلاش افراد ارائه نمی‌دهند.

برای بررسی دقیق‌تر نشانه‌های کاهش عملکرد، می‌توانید به آمارهای طولانی مدت مراجعه و آن‌ها را آنالیز کنید. تعداد مرخصی‌های استعلاجی، مرخصی‌های ساعتی و اطلاعاتی از این قبیل را در طولانی‌مدت مقایسه کنید. فراموش نکنید که مرخصی‌های استعلاجی و اضطراری بیش از اندازه، می‌توانند نشانه‌ای برای تلاش کارمند به منظور استخدام در شرکتی دیگر باشند. البته این اقدامات ممکن است به خاطر خستگی از کار یا بیماری‌های روانی ناشی از آن نیز باشند که تنها با بررسی دقیق‌تر و مصاحبه‌های حضوری با کارمند قابل تشخیص خواهند بود.

لینکدین را فراموش نکنید

لینکدین، ابزار محبوب این روزهای کسب و کار، می‌تواند اطلاعات مفیدی در مورد کارمندان و اهداف آن‌ها در اختیار شما قرار دهد. به‌عنوان مثال اضافه کردن مهارت جدید یا بهبود رزومه و پروفایل در لینکدین، نشانه‌ای از تمایل کارمند به ترک شرکت و پیدا کردن شغل جدید است.

شرکت‌های بزرگ با استفاده از ابزارهای برنامه‌نویسی، پروفایل‌های کاربران خود را دائما بررسی می‌کنند و به‌محض مشاهده‌ی نشانه‌ای از تغییرات پروفایل، با جلسات خصوصی و مشاوره‌ای، سعی در کشف علت و رفع مشکلات احتمالی دارند.

از اطلاعات خود، هوشمندانه و سریع استفاده کنید

انتخاب هر یک از روش‌های کشف نشانه‌ها به سبک کار شرکت، نوع کارمندان، فرهنگ سازمانی و بسیاری عوامل دیگر وابسته است. نکته‌ی مهم این که صرف‌ نظر از روش انتخابی، باید مطالعه و آنالیز دقیقی از اطلاعات کسب‌شده داشته باشید.

وقتی نشانه‌ای از نارضایتی در کارمندان می‌بینید، زمان را از دست ندهید. به‌سرعت به دنبال دلیل باشید و برای حل آن با کارمند مورد نظر صحبت کنید. در اکثر اوقات انتظارات کارمندان برای افزایش کارایی بسیار ساده است و با تغییراتی کوچک در ساعات کاری یا تأمین تجهیزات حل می‌شود. نکته‌ی مهم این که پس از اجرای راه حل نیز آن را به‌خوبی رصد کنید تا از تأثیرگذاری روش استفاده‌شده مطمئن شوید.

در نهایت این نکته را فراموش نکنید که برخی کارمندان به هر حال (به دلایل مختلف اعم از خانوادگی یا تلاش برای پیشرفت شخصی) شرکت را ترک خواهند کرد. اگرچه نمی‌توان جلوی استعفای این کارمندان را گرفت؛ اما مطالعه‌ی دقیق و پیوسته‌ی رفتارهای کارمندان و نشانه‌های نارضایتی آن‌ها، از پیش آمدن شرایط مشابه به میزان زیادی جلوگیری خواهد کرد.