چگونه به عنوان یک مدیر بهترین استفاده را از زمان ببریم

زمان یکی از با ارزش‌ترین دارایی‌های هر انسانی است و با هیچ قیمتی نمی‌توان آن را خرید. بنابراین بسیار مهم است که بدانیم آن را چگونه سپری می‌کنیم تا بتوانیم برنامه‌ریزی بهتری داشته باشیم.

همان‌طور که می‌دانید هر روز از ۱۴۴۰ دقیقه تشکیل شده است. آیا می‌دانید چند دقیقه از زمان خود را روزانه برای کسب درآمد سپری می‌کنید؟ یا مهم‌تر از آن آیا می‌دانید روزانه چند دقیقه از زمانتان برای انجام کارهایی سپری می‌شود که روی دنیای اطراف تأثیر می‌گذارند؟ بسیاری از کارآفرینان فکر می‌کنند باید در طول روز بسیار سخت کار کرده و از هر دقیقه زمان خود به بهترین نحو برای رشد کسب‌وکار استفاده کنند تا بتوانند به موفقیت دست یابند. درصورتی‌که این طرز تفکر صحیح نیست. کار کردن به مدت ۲۴ ساعت در هفت روز هفته روی سلامت روان تأثیر منفی می‌گذارد و باعث بروز بیماری‌هایی مانند افسردگی و برهم خوردن روابط خانوادگی و دوستانه می‌شود.

مت کوهن (Matt Kohn)، بنیان‌گذار و رئیس رشد شرکت Hunger Media است. این شرکت یک برند سبک زندگی است و با ارائه‌ی سیستم‌های اتوماتیک‌سازی به صاحبان آژانس‌های دیجیتال کمک می‌کند کارهای خود را در مدت زمان کمتری انجام دهند. بنیان‌گذار این شرکت مدتی به صورت آزادکاری کار می‌کرد و خودش را تحت فشار قرار داده بود. این فشار تأثیر منفی روی زندگی او گذاشته بود اما توانست با برنامه‌ریزی صحیح برای استفاده‌ی مفید از زمان از این موقعیت خارج شود و شرکتش را به یکی از بهترین آژانس‌های مشاوره تبدیل کند. استراتژی او به کارآفرینان کمک می‌کند کسب‌وکار خودشان را تنها با ۲۰ ساعت کار در هفته مدیریت کنند. در ادامه‌ی این مقاله به بررسی بیشتر استراتژی او برای مدیریت زمان و تغییر سبک زندگی می‌پردازیم.

بدانید که زمان خود را برای چه کاری صرف می‌کنید

اگر نمی‌دانید زمان خود را برای انجام چه کاری صرف می‌کنید پس چگونه می‌خواهید آن را مدیریت کنید؟ اغلب کارآفرینان در طول روز بدون اینکه خودشان متوجه باشند درگیر انجام میلیون‌ها کار متفاوت می‌شوند. رسیدن به خودآگاهی اولین گام برای ایجاد هر نوع تغییری در زندگی است. بنابراین پیش از انجام هر برنامه‌ریزی مشخص کنید که در حال حاضر زمان خود را برای انجام چه کارهایی سپری می‌کنید.

برای اینکه به دید بهتری برسید تک‌تک کارهایی که در طول روز انجام می‌دهید را به مدت چهار هفته یادداشت کنید. افرادی که به صورت آنلاین کار می‌کنند می‌توانند از اپلیکیشن‌هایی مانند Toggl برای این کار استفاده کنند. زمان زیادی برای انجام این کار صرف نکنید فقط کافی است هر کاری که انجام می‌دهید را به همراه مدت زمان تخمینی آن یادداشت کنید. بعد از گذشت چهار هفته به دید خوبی خواهید رسید و متوجه می‌شوید که در طول روز زمانتان صرف انجام چه کارهایی می‌شود. به‌عنوان مثال مقدار ساعاتی که می‌خوابید، مدت زمانی که در شبکه‌های اجتماعی سپری می‌کنید و هر کار دیگری را به طور دقیق متوجه خواهید شد. مطالعه‌ی دقیق این لیست کمک می‌کند به خودآگاهی برسید و این کلید اصلی برای ایجاد تغییر در زندگی و رشد آن است.

کارهایتان را فیلتر کنید

کارآفرینان و صاحبان کسب‌وکار باید کارهای زیادی برای حفظ روند رشد کسب‌وکار انجام دهند اما تعداد کمی از آن‌ها نیاز به دخالت مستقیم این افراد دارند. بسیاری از این کارها ضروری هستند اما می‌توانند توسط سایر کارمندان انجام شوند و نیازی به حضور کارآفرین ندارند. بعد از یادداشت کارهای روزانه و مدت زمان تخمینی آن‌ها کمی زمان بگذارید و هر کدام از آن‌ها را از فیلترهای زیر عبور دهید:

۱- آیا می‌توان این کار حذف کرد؟ با خودتان صادق باشید و ببینید آیا کاری که انجام می‌دهید با ارزش است و درآمدی برایتان دارد یا خیر. بسیاری از ما زمان خود را صرف انجام کارهایی می‌کنیم که ضرورتی بر انجام دادنشان وجود ندارد.

۲- آیا می‌توان این کار را به صورت اتوماتیک انجام داد؟ ما در دنیای پیشرفته‌ای زندگی می‌کنیم و بسیاری از کارهای تکراری را می‌توان با تکیه بر تکنولوژی پیش برد. کارهایی مانند پست‌های شبکه‌های اجتماعی، حسابداری و … می‌توانند با صرف هزینه‌ی اندکی انجام شوند و در عوض در زمان ما صرفه‌جویی کنند.

۳- آیا می‌توان کار را به شخص دیگری سپرد؟ اگر نمی‌توانید کار را حذف کنید یا به صورت اتوماتیک انجام دهید بهتر است انجام آن را به شخص دیگری بسپارید. کافی است یک دستیار شخصی به صورت ساعتی استخدام کنید تا کارهایتان را انجام دهد. این افراد مهارت‌های زیادی دارند و می‌توانند کارهایی مانند تولید محتوای سایت، طراحی سایت و مدیریت فروشگاه اینترنتی را انجام دهند.

کارهایی که هرگز نباید به شخص دیگری بسپارید همان کارهایی هستند که انجامشان دلیل اصلی رشد شرکت بوده و به استعداد ذاتی شما وابسته است. زمان خود را روی کارهایی بگذارید که از انجام دادنشان لذت می‌برید. سایر کارها می‌توانند نادیده گرفته شده، اتوماتیک‌سازی شده یا به شخص دیگری واگذاری شوند.

زمان خود را بهینه‌سازی کنید

حال که همه‌ی کارها را از فیلتر عبور دادید زمان پیاده‌سازی و بهینه‌سازی فرا رسیده است. کارهای تکراری را طبقه‌بندی کنید، کارهایی که کم ارزش هستند و نیاز به مهارت‌های اضافه دارند را کنار بگذارید و تا جای ممکن با بهره‌گیری از تکنولوژی وظایف خود را به صورت اتوماتیک انجام دهید. درواقع بعد از اعمال فیلترهای مورد نظر، کارهایی که باقی می‌مانند همان کارهایی هستند که باعث رشد و توسعه‌ی کسب‌وکار می‌شوند. به‌عنوان مثال کارهایی مانند تعیین استراتژی کسب‌وکار، توسعه‌ی محصول، توسعه‌ی بازار، بهینه‌سازی سیستم و پردازش‌ها، مذاکره برای قراردادهای جدید و تعیین استراتژی فروش در این دسته قرار می‌گیرند.

هرقدر برنامه‌ی منظم و ساخت‌یافته‌تری داشته باشید، زمان و انعطاف‌پذیری بیشتری برای کارهای روزمره‌ی خود خواهید داشت. گروه‌بندی کردن کارها و قرار دادن کارهای مشابه در هر دسته بهترین راه برای برنامه‌ریزی است. بعد از تعیین زمینه‌ی کاری برای هر روز، مسئولیت‌های مربوطه را به آن دسته‌بندی اضافه کنید. مرحله‌ی بعدی این است که به برنامه‌ریزی خود احترام بگذارید و به آن پایند باشید.

نتیجه‌گیری

هر روز تنها از ۱۴۴۰ دقیقه تشکیل شده است و انسان‌های موفق می‌دانند که زمان با ارزش‌ترین دارایی‌شان است. وقتی که از این دارایی عاقلانه استفاده کنید، می‌توانید برای کسانی که دوست دارید و کارهایی که از انجام دادنشان لذت می‌برید نیز زمان صرف کنید.