کنترل کسب و کار با استفاده از ابزارهای نرم‌افزاری

کنترل کردن کسب و کار به معنای اطلاع کامل از روندهای در حال انجام، آمارها و گزارشات و بازخوردهای فرآیندهای انجام‌شده در شرکت است.

یکی از نکاتی که عموما از تمرکز ذهنی مدیران و کارآفرینان دور می‌ماند، کنترل فرآیندها و ورودی‌ها و خروجی‌های شرکت است. به بیان دیگر مدیران و خصوصا آن‌هایی که از طریق کارآفرینی مدیر شده‌اند، در ابتدای کسب و کار به این نکته توجه نمی‌کنند و صرف کسب سود، برای آن‌ها کافی است.

در این مطلب، مصاحبه‌ی بیل فاچ، نویسنده‌ی وب‌سایت فوربز با مدیران یک شرکت محلی آمریکایی را بررسی می‌کنیم. این مصاحبه با مؤسس و مدیر شرکت QHA فعال در صنعت تهویه انجام شده است. چاد ویلیامز، مؤسس این شرکت است و توانسته در مدت ۱۵ سال، اعتباری مناسب برای شرکتش دست و پا کند و تحسین رسانه‌ها و مشتران محلی را به همراه داشته باشد.

جولیت ویلیامز، همسر چاد و مدیر مالی شرکت است. او در این مصاحبه‌ عنوان می‌کند که در ابتدای کار هیچ برنامه‌ای برای کنترل کارمندان، کارگران، هزینه‌ها و دیگر موارد جزئی نداشتند. آن‌ها با مشاهده‌ی سودآوری شرکت تصور می‌کردند که روندها به‌خوبی در حال انجام هستند؛ در حالی‌که اینگونه نبود.

چنین وضعیتی در بسیاری از شرکت‌های کوچک دیده می‌شود. ممکن است چنین شرکت‌هایی به درآمد بسیار بالایی دست پیدا کنند؛ اما در زمینه‌ی مدیریت اشکالات فراوانی داشته باشند. به‌عنوان مثال آن‌ها نمی‌دانند که کدام مشتری سودآوری بیشتری دارد، تمرکز شرکت باید روی چه موضوعاتی باشد و چگونه می‌توان سود شرکت را افزایش داد. اگر مدیری پاسخ این سؤالات را نداشته باشد، می‌توان نتیجه گرفت که شرکت از کنترلش خارج شده است. دلیل خارج شدن از کنترل، عموما به ندانستن اعداد و ارقام و گزارش‌های مستند بازمی‌گردد.

نداشتن اسناد مالی و گزارش‌های عددی معتبر، هزینه‌های زیادی برای شرکت دارد. حتی اگر پس از چند سال تصمیم به فروش استارتاپ بگیرید، خریداران به دنبال آمارهای مستند هستند. آن‌ها به دنبال اعداد و ارقام هستند و باید در جلسات مذاکره، گزارشاتی دقیق ارائه کنید.

چاد و جولیت پس از مدتی متوجه شدند که برای فعالیت منظم‌تر، نیاز به نرم‌افزارها و ابزارهای مدیریتی دقیق دارند. کسب و کار آن‌ها بر پایه‌ی خدمات بود و باید برای مقاصد مختلف، از ابزارهای متنوعی استفاده می‌کردند. اگرچه این ابزارهای مدرن بهتر از سبک سنتی بود؛ اما استفاده از چندین ابزار، چالش‌های خاص خود را داشت. آن‌ها در مصاحبه‌ی خود عنوان می‌کنند که پس از مدتی تصمیم به تهیه‌ی ابزاری یکپارچه و قدرتمند گرفتند که تمامی وظایف مدیریتی، حسابداری، ارتباط با مشتری و کنترل کارمندان را به‌طور کامل انجام دهد. این ابزار، ServiceTitan نام داشت.

جولیت در مورد ابزار جدید شرکت می‌گوید:

سیستم مدیریتی جدید، اطلاعات مالی مورد نیاز را برای ما فراهم می‌کند. در بخش مدیریتی ما می‌‌توانیم هر پروژه را به‌خوبی بررسی و سود و زیان آن را محاسبه کنیم. از طرفی کنترل کیفیت کاری تکنسین‌ها نیز امکان‌پذیر است و خود آن‌ها هم می‌توانند روند پیشرفت کاری را در میز کارشان مشاهده کنند. امکان مشاهده‌ی درآمد، سود و زیان با فیلتر تکنسین، روز و نوع پروژه نیز در این نرم‌افزار وجود دارد.

مثال شرکت QHA، نمونه‌ای ملموس از فواید استفاده از تکنولوژی در مدیریت کسب و کار است. گرچه این شرکت کمی دیر به فکر استفاده از نرم‌افزارهای مدیریتی ERP افتاده؛ اما همین تصمیم دیرهنگام نیز روند پیشرفت آن‌ها را سریع‌تر کرده است. به هرحال هر مدیری بسته به صنعتی که در آن مشغول است، باید ابزارها و نرم‌افزارهای مورد نیاز خود را شناسایی کند و هرچه سریع‌تر به کار گیرد. شاید برخی مدیران هزینه کردن در این بخش را اضافه بدانند؛ اما پس از مدتی که با چالش‌های ریز و درشت کنترل نشدن شرکت مواجه شدند، باید هزینه‌هایی چندبرابری برای نظم بخشیدن به فرآیندهای شرکت متحمل شوند.