برگزاری جلسه به شیوه ایلان ماسک

جلسه‌های ضعیف کاری نه‌تنها وقت و انرژی شرکت‌کنندگان را از بین می‌برند بلکه میزان ابتکار عمل و همچنین بهره‌وری را نیز کاهش می‌دهند.

ایلان ماسک، مدیرعامل شرکت‌های تسلا و اسپیس‌ ایکس به راه‌اندازی جلسات کارآمد و مفید مشهور است. سؤالی که شاید برای همه پیش بیاید، این است که او چگونه این کار را انجام می‌دهد؟ این سؤال به‌تازگی در سایت Quora مطرح شده است و ایزابل دایگل، متخصص بازاریابی شرکت Hello Focus، این‌گونه به این سؤال پاسخ داده است:

مدیرعامل‌های تأثیرگذار دارای استعدادهای زیادی هستند؛ و برگزاری جلسات مفید یکی از توانایی‌های اصلی آن‌ها است. شاید باورش کمی سخت باشد اما هر سال حدود ۱۱ میلیارد جلسه در آمریکا برگزار می‌شود. البته تمام این جلسات مفید نیستند؛ به‌طوری‌که هزینه‌ی جلسات غیر کارآمد، سالیانه حدود ۳۷ میلیارد دلار تخمین زده شده است. جلسات ضعیف علاوه بر هدر دادن پول، وقت و انرژی، میزان بهره‌وری یک شرکت را نیز پایین می‌آورند. ایلان ماسک از جمله افرادی است که تابه‌حال جلسه ضعیف و غیر کارآمد برگزار نکرده است. او برای برگزاری جلسات نیز از شیوه‌ی کاری موفق خود استفاده می‌کند. ۴ موردی که در ادامه‌ی این مقاله‌ آورده شده است، نکات کلیدی هستند که او برای تمام جلسات خود آن‌ها را رعایت می‌کند.

۱- همه‌ی افراد باید آمادگی داشته باشند

تمام افرادی که در جلسه شرکت می‌کنند باید تحقیقات کافی انجام داده و آمادگی حضور در جلسه را داشته باشند. این آمادگی نباید در حد دانستن موضوع و علت برگزاری جلسه باشد. بلکه تک‌تک افراد باید آمادگی صحبت کردن و اظهار نظر داشته باشند. ایلان ماسک از نظر شخصیتی به‌اندازه‌ای قوی است که هیچ شخصی به خودش اجازه نمی‌دهد بدون آمادگی کامل در جلسات او حضور پیدا کند. عدم توانایی برای پاسخ دادن به سؤال‌های او نشان‌دهنده‌ی این است که افراد حاضر تکلیف خود را به‌خوبی انجام نداده‌اند.

۲- استفاده از حقایق اولیه

ایلان ماسک همیشه الگویی از یک سری اصول اولیه را در صحبت‌های خود بیان می‌کند. او به واقعیت‌ها و حقایق بیشتر از مقایسه‌ی کارهای انجام‌شده اعتماد دارد. او از اعضای تیم خود می‌خواهد که ابتدا موضوع را به‌صورت حقایق بسیار جزئی شرح دهند و سپس آن را به‌صورت یکپارچه بیان کنند. او نه‌تنها اعضای تیم خود را تشویق می‌کند که خارج از جعبه فکر کنند، بلکه باید تمام راه‌های سرهم‌بندی کردن جعبه را نیز تجزیه‌و‌تحلیل کنند. مجله‌ی GQ در یکی از مقالات خود نوشته است: «توانایی ایلان ماسک در انگیزه و روحیه دادن به کارمندانش تنها از دانشی که دارد ناشی می‌شود. این دانش از میلیون‌ها میلیون حقیقتی به دست آمده است که او هرگز فراموش نمی‌کند.»

۳- نشان دادن چشم‌اندازهای آینده

مسیر موفقیت همواره با شکست‌هایی روبه‌رو است. یادآوری کردن چشم‌اندازها و هدف نهایی از جمله مواردی هستند که باید به‌طور مرتب به اعضای تیم یادآوری شود تا آن‌ها از ادامه‌ی مسیر دلسرد نشوند. شرکت اسپیس‌ ایکس تابه‌حال ۳ پرتاب ناموفق برای موشک فالکون 1 تجربه کرده بود و اعضای تیم بابت این موضوع احساس ناامیدی می‌کردند. اما ایلان ماسک در پاسخ این اتفاقات گفت: «از طرف خودم می‌گویم که من هرگز دلسرد نخواهم شد، هرگز» این صحبت او به اعضای تیم کمک کرد که راه‌حل جدیدی برای مشکلات پیش رو ارائه دهند. یکی از کارمندان شرکت اسپیس‌ ایکس در پاسخ به بیانات ایلان ماسک گفت: «فکر می‌کنم بیشتر ما تا جهنم هم او را با روغن ضد آفتاب همراهی می‌کنیم. این یکی از تأثیرگذارترین روش‌های رهبری بود که من تا به حال دیده‌ام. بعد از این سخنرانی تمام ناامیدی‌ها از بین رفت و اعضای تیم به جای نگاه کردن به گذشته، با قدرت بیشتری رو به جلو حرکت کردند.»

۴- کار کردن مانند سایر کارمندان

«این مهم نیست که شما چقدر تلاش می‌کنید؛ مهم این است که همیشه یک نفر بیشتر از شما کار می‌کند.» این جمله در جلسات شرکت اسپیس‌ ایکس بیان می‌شود تا کارمندان را به کار کردن تشویق کند. یکی از کارمندان شرکت تسلا می‌گوید: «اگر باور داشته باشید که انجام کاری یک سال زمان می‌برد، ایلان از شما می‌خواهد که آن را در عرض یک هفته انجام دهید.» ماسک انتظارات بسیار بالایی از کارمندان خود دارد و برآورده کردن آن‌ها کار بسیار سختی است. اما تمام کارمندان می‌دانند که خود او نیز به کارش پایبند است و پابه‌پای کارمندانش سخت کار می‌کند.

احتیاط را کنار نگذارید

بسیاری از مدیران معتقدند که تقلید از سبک برگزاری جلسات یا مدیریت شرکت به شیوه‌ی ایلان ماسک کار مناسبی نیست. شما با رعایت کردن چند مورد از قوانین او می‌توانید کیفیت جلسات خود را به‌طور قابل توجهی بالا ببرید. اما تقلید کردن از ایلان ماسک و اینکه سعی کنید در همه‌ی زمینه‌ها مانند او باشید، تأثیر منفی بر کارتان خواهد گذاشت. ریک وارتزمن، مدیر اجرایی مؤسسه دراکر، در یکی از مقالات خود در مجله‌ی فورچن نوشته است: «هرچقدر دوست دارید ایلان ماسک را تحسین کنید؛ اما از نحوه‌ی مدیریت او تقلید نکنید.» او معتقد است که شیوه‌ی مدیریتی سخت او باعث شده که به نیازهای کارمندان خود توجه نداشته باشد و درنتیجه اکثر آن‌ها بعد از مدتی احساس فرسودگی کنند. او در ادامه‌ی صحبت‌ها خود به بیان نتیجه‌ی یکی از تحقیقات پرداخت. طبق این تحقیق کارمندانی که در یک محیط قابل اعتماد کار می‌کنند، ۱۹ درصد کارایی بیشتری نسبت به سایر محیط‌هایی دارند که مانند شرکت‌های ایلان ماسک قابل اعتماد نیستند. او همچنین بر این موضوع تأکید کرد که کارمندان شرکت باید برای نحوه‌ی انجام یک پروژه آزادی عمل داشته باشند.

بهره‌وری جلسات خود را بالا ببرید

ایلان ماسک در توضیح نحوه‌ی برگزاری جلسات خود می‌گوید: «جلسات زمانی برگزار می‌شوند که کارمندان کار خودشان را به‌درستی انجام نمی‌دهند.» این حرف نشان می‌دهد که کارمندان او باید تمام وقت و تلاش خود را روی کار بگذارند. طبق گزارش CBS، حدود ۷۳ درصد افراد حرفه‌ای اعتراف کرده‌اند که در طول جلسه به انجام کارهای غیر مرتبط مشغول می‌شوند و ۳۹ درصد آن‌ها در طول جلسه می‌خوابند. ایلان ماسک برای جلوگیری از چنین اتفاقاتی، تمام توان کارمندانش را به کار می‌گیرد و در عوض، حمایت بیشتری در نحوه‌ی مدیریت خود نشان می‌دهد. حاصل استفاده از چنین روش‌های مدیریتی این است که جلسات او بهره‌وری بسیار بالایی دارند و در عین حال نوآورانه و جذاب هستند.