روش‌های تسهیل پروسه بازخورد

فرایند تبادل بازخورد بخش مهمی از وظایف رهبری است؛ ولی اغلب مدیران و رهبران کسب‌وکار در این امر مهارت ندارند.

درحالی‌که همه‌ی تئوری‌های کسب‌وکار «بازخورد» را یک موهبت می‌دانند، ولی واقعیت این است که اغلب مردم این‌طور فکر نمی‌کنند. بیشتر مردم از بازخورد گرفتن اجتناب می‌کنند و حتی علاقه‌ای ندارند که نظر دیگران را در مورد کیفیت کارشان جویا شوند.

به همین دلیل رهبران کسب‌وکار باید با کارمندانشان تعاملات سازنده و مثبتی داشته باشند. بازخورد دادن بخش مهمی از شغل یک رهبر است که می‌تواند حتی دردسرآفرین باشد.

در ادامه، ۶ قاعده برای راحت‌تر کردن این فرایند ذکر می‌کنیم:

• این قانون را به یاد داشته باشید: کارمندانتان را در جلسات عمومی مورد تشویق قرار دهید، ولی به‌طور خصوصی از آن‌ها انتقاد کنید.
• اعتمادسازی کنید. وقتی افرادتان به شما اعتماد داشته باشند، انتقادات را بهتر می‌پذیرند. در حالت ایده‌آل، کارمندی که بازخورد می‌گیرد، درک می‌کند که شما می‌خواهید به کل سازمان خدمت کنید. هرچه اعتماد متقابل بیشتری بین شما و کارمندانتان وجود داشته باشد، بحث‌های مهم را راحت‌تر پشت سر می‌گذارید؛ چراکه شما و کارمندانتان در یک فضای همکاری و مشارکت قرار دارید و به فکر قضاوت کردن همدیگر نیستید.
• انتقادتان را در قالب جملاتی الهام‌بخش بیان کنید. بسیاری از کارفرمایان بازخورد را سلاحی برای مجازات دیگران می‌بینند. این روش هرگز نتیجه‌ی مثبتی نخواهد داشت. بازخورد شما باید معتبر و انگیزه‌بخش باشد.
• زمان مناسبی را برای بازخورد دادن انتخاب کنید. مثلاً وقتی عصبانی هستید از کسی انتقاد نکنید، زیرا مخاطب شما حالت تدافعی به خود می‌گیرد. فقط با نیت و مقصود خوب به دیگران بازخورد بدهید.
• ابتدا مخاطب را برای شنیدن صحبت‌هایتان آماده کنید. وقتی ذهن افراد باز باشد بهتر پذیرای پیشنهادات شما هستند. مثلاً بگویید: «برای یک گپ دونفره وقت دارید؟ می‌خواستم پیشنهاداتم را با شما به اشتراک بگذارم و اگر الان آماده نیستید، می‌توانیم آن را به زمانی دیگر موکول کنیم.» به‌این‌ترتیب مخاطب متوجه می‌شود شما چه قصدی دارید و درک می‌کند که شما می‌خواهید به او کمک کنید.
• صرفاً به این دلیل که بازخورد دادن به دیگران کار سختی است، از آن اجتناب نکنید. اگر افراد نتوانند با یکدیگر گفتمان سازنده‌ای داشته باشند، چگونه می‌توان محیط کار دلپذیری داشت؟ سختی‌های راه به شما کمک می‌کند به یکدیگر نزدیک‌تر شوید.

البته به یاد داشته باشید که پروسه‌ی بازخورد، یک خیابان یک‌طرفه نیست. شما به‌عنوان یک رهبر باید ارزش بازخوردهای دیگران را درک کنید. پیشنهاد بازخورد یک‌ راه عالی برای یادگیری و پیشرفت است. به این منظور ما ۳ راه به شما پیشنهاد می‌کنیم:

• همیشه در پی دریافت بازخورد باشید. از اعضای تیم بپرسید: «به نظر شما این روش جواب می‌دهد؟ کار دیگری هست که انجام بدهم؟»
• رفتار دوستانه‌ای داشته باشید. مسلماً برای اعضای تیم سخت است که از شما انتقاد کنند. شما برخی از نقاط ضعف خودتان را می‌شناسید. از همکارانتان بخواهید اگر اشتباهی از سمت شما شاهد بودند به شما گزارش بدهند. راه را برای توصیه‌های دیگران باز بگذارید. اغلب اوقات اگر شما به مشاوره‌ی همکارانتان گوش دهید ، آن‌ها هم انتقادپذیرتر می‌شوند.
• بازخوردها را بشنوید و به آن‌ها پاسخ دهید، اما واکنش عصبی نشان ندهید. شما مجبور نیستید هرچه دیگران می‌گویند بپذیرید؛ ولی باید به صحبت آن‌ها گوش دهید. بازخورد را به‌عنوان نقطه‌نظر دیگران ببینید، نه قضاوت آن‌ها. به‌این‌ترتیب نگرش بهتری نسبت به موضوع خواهید داشت.

هرگز از حقیقت نترسید. شما باید محیطی حمایتی و آموزنده برای تیمتان فراهم کنید که در آن رشد کنند. رشد و پیشرفت هرگز متوقف نمی‌شود و این نکته‌ی مهمی است که به‌عنوان یک رهبر باید همیشه به یاد داشته باشید.