ایمیل‌ های دیر وقت مخل آرامش تیم شما هستند

ایمیل‌های پس از ساعات کاری نه‌تنها موجب بهبود عملکرد شرکت شما نمی‌شوند، بلکه می‌توانند بر بهره‌وری و خلاقیت تیم کاری نیز تأثیر منفی بگذارند.

ساعت نزدیک به ۱۱ شب است و شما به‌صورت ناگهان یک گام کلیدی را به یاد می‌آورید که تیم شما برای موفقیت در پروژه فعلی به آن نیاز دارد؛ به‌این‌ترتیب در حین این‌که در حال فکر کردن به این موضوع هستید، یک ایمیل به اعضای تیم خود ارسال می‌کنید؛ زیرا فکر می‌کنید هیچ زمانی باارزش‌تر از لحظه‌ای که در آن حاضر هستید، نیست. متأسفانه باید بدانید که این تصمیم، کاری اشتباه است.

یکی از متخصصان بهبود بهره‌وری که در زمینه مدیریت تمرکز تبحر خاصی دارد، در این زمینه می‌گوید: «من در طول دهه‌ اخیر مشاهده کرده‌ام که چگونه ایمیل‌های پس از ساعات کاری، در افزایش سرعت فرهنگ کاری سازمان‌ها مؤثر بوده است؛ ولی از سوی دیگر، موجب شده است خلاقیت، نوآوری و بهره‌وری حقیقی از سازمان دور شوند.»

اگر این مدل کاری یکی از رفتارهای مرسوم شما است، باید بدانید فرصت این را که اندکی از محیط کار فاصله بگیرید، از خود گرفته‌اید. این فاصله برای ایجاد چشم‌اندازها و نقطه نظرات جدیدی که به‌عنوان یک رهبر به آن نیاز دارید، ضروری به‌حساب می‌آید. یک قانون نانوشته وجود دارد که بر اساس آن، وقتی رئیس مشغول به کار کردن است، تیم تحت نظارت او نیز احساس می‌کنند که باید به کار کردن ادامه بدهند.

به پیامی که می‌خواهید بفرستید، فکر کنید؛ آیا انتظار پاسخ فوری دارید یا پیام را به دلیل این‌که در آن لحظه به آن فکر می‌کنید برای کارمندان خود می‌فرستید و می‌خواهید قبل از اینکه آن را فراموش کنید، محتوا را به تیمتان انتقال داده باشید؟ اگر پاسخ شما گزینه نخست است، آنگاه به‌صورت آگاهانه زندگی کارمندان خود را به یک دفتر کاری شبانه‌روزی بدل کرده‌اید و اگر پاسخ شما گزینه دوم است، بازهم زندگی کارمندان خود را به یک دفتر کاری شبانه‌روزی بدل کرده‌اید، ولی این بار به‌صورت ناخودآگاه.

در هر دو حال این امر برای کارمندان شما یا فرهنگ کاری شرکت شما خوب نیست. حفظ ارتباط در ساعات پس از اتمام کار و در طول ساعاتی که زندگی افراد پر از مشغله‌های شخصی است، نشان از توانایی اجرایی بالا دارد؛ ولی این‌که ارتباط خود را هیچ‌وقت با کار قطع نکنید، تنها نشان‌دهنده اعتیاد شما به کار است. یک مدیر موفق باید بتواند تفاوت بین این دو مورد را به‌خوبی درک کند.

تجربه‌ی به‌دست‌آمده از سابقه کاری صدها شرکت، نشان داده است که بدون در نظر گرفتن نیت پشت ارسال خبر، دو دلیل اصلی وجود دارد که موجب گسترش یافتن عادت ارسال ایمیل‌ دیرهنگام مدیران به کارمندانشان شده است:

• جاه‌طلبی: اگر رئیس در ساعات آخر شب یا تعطیلات آخر هفته اقدام به ارسال ایمیل می‌کند، بیشتر کارمندان به این نتیجه می‌رسند که ارسال پاسخ آخر شب نیز یک امر ضروری به‌حساب می‌آید؛ کارمندان حتی ممکن است فکر کنند که در صورت پاسخ دادن فوری به این ایمیل‌ها می‌توانند شما را تحت تأثیر قرار بدهند. باید بدانید که حتی اگر تعداد اندکی از کارمندان شما چنین باوری داشته باشند، این باور به‌سرعت در تمامی تیم شما گسترش خواهد یافت. برای این کار تنها یک اشاره کوچک به عبارت‌هایی مانند «وقتی‌که دیشب با هم ایمیل ردوبدل می‌کردیم …» می‌تواند موجب شکل‌گیری چنین روندی شود. هر چه باشد، تمامی اعضای تیم به دنبال ایجاد یک مزیت و ویژگی در وضعیت کاری خود هستند.
• تمرکز: افراد زیادی وجود دارند که وقتی سر کار نیستند، علاقه‌ای به کار کردن ندارند. با این‌ وجود بیشتر آن‌ها به مهارت‌های مدیریت توجه ضعیفی دارند. آن‌ها به‌قدری به انجام چند کار به‌صورت هم‌زمان عادت کرده و به‌راحتی به پرت شدن حواس خو گرفته‌اند که بدون توجه به کاری که انجام می‌دهند، انگشتانشان را روی تلفن همراه خود جابجا می‌کنند و به‌صورت غیر ارادی به سراغ گزینه‌هایی مانند چک کردن ایمیل‌ها، پیام‌های متنی و شبکه‌های اجتماعی می‌روند. باید بدانید که ایمیل‌های دیرهنگام می‌تواند این عادت بد را تشدید کند.

همیشه فعال بودن موجب لطمه خوردن به نتایج کاری می‌شود. هنگامی‌که کارمندان پس از ساعات کاری به‌صورت مداوم به چک کردن ایمیل‌های شما (خواه به دلیل ترس نسبت به از دست دادن نکات ارسال‌شده توسط شما و خواه به خاطر اعتیاد به استفاده از دستگاه‌های الکترونیکی) می‌پردازند، به‌صورت ناخودآگاه زمان استراحتی را که مغر آن‌ها به آن نیاز دارد، از دست می‌دهند. تجربه نشان داده‌ است که برای ارائه بهترین عملکرد در محیط کاری، نیاز به ساعات استراحت و دوری از کار داریم.

زمان‌های دور از کار موجب می‌شوند که ایده‌های جدید و دیدگاه‌های تازه برای ما شکل بگیرند. با این‌ وجود، مادامی که افراد شما دائما در حال بررسی کردن دستگاه‌های خود جهت چک کردن ایمیل‌های شما هستند، نخواهند توانست ذهن خود را از کار جدا کنند. خلاقیت، الهام گرفتن و انگیزه گرفتن به‌عنوان مزیت‌های رقابتی مطرح هستند؛ ولی در عین‌ حال، منابعی از بین رفتنی به‌حساب می‌آیند که نیاز به شارژ مجدد دارند. در حقیقت این امر برای شما نیز صادق است و هرچند وقت یک‌بار باید عادت‌های ارتباطی خود را بازبینی کنید.

رهبران شرکت‌ها می‌توانند در ریشه گیری ذهنیت نامناسب درباره ایمیل‌ها و سایر روش‌های ارتباطی، نقشی مهم داشته باشند.

برای کنترل چنین موضوعی باید در زمینه انتظارات خود در زمینه ایمیل‌ و سایر روش‌های ارتباطی، واضح عمل کنید. برای این کار باید سیاست‌هایی ایجاد کنید که فرهنگ سالم را در سازمان شما ایجاد کنند و به مواردی مانند رسیدگی به یک وظیفه مشخص، تمرکز و ساعات بیکاری توجه ویژه‌ای داشته باشند و آن‌ها را تائید کنند. شرکت واینامیک (Vynamic) که یک مرکز مشاوره سلامت موفق در شهر فیلادلفیا است، یک سیاست ویژه کاری به نام Zmail ایجاد کرده است که در آن ارسال ایمیل بین ساعات ۱۰ شب تا ۷ صبح در روزهای کاری و در تمامی ساعات روزهای آخر هفته، مورد استقبال قرار نمی‌گیرد. این سیاست موجب بازداشتن افراد از کار کردن در این ساعات نمی‌شود و حتی ارتباط در این ساعات را نیز ممنوع نمی‌کند.

اگر ارسال یک پیام، پس از ساعات کاری ضروری باشد و این پیام توسط مدیران ارسال شود، کارمندان مجبور به پذیرش آن خواهند بود و حتی ممکن است برای یادآوری جهت مشاهده آن، با تماس تلفنی از سوی شرکت نیز روبرو شوند. اگر یکی از کارمندان بخواهد در زمانی پس از ساعات کاری به کار کردن ادامه بدهد، پروژه zmail او را از انتقال دادن این عادت به دیگران از طریق ارسال ایمیل در ساعات غیر کاری دلسرد می‌کند. در این شرایط می‌توان پیام‌ها را به‌عنوان یک پیام آماده در سیستم ذخیره کرد تا بعدا و در ساعات کاری، آن را به افراد دیگر ارسال کرد؛ یا این‌که می‌توان ایمیل یادشده را در یک بخش مخصوص ذخیره کرد تا با شروع شدن ساعات کاری به‌صورت خودکار به تمامی افراد مربوطه ارسال شود. این سیاست موجب شده است یک هماهنگی مناسب بین باور مربوط به اهمیت ساعات استراحت و رفتارهایی که کارمندان در راستای کمک به فرهنگ سازمانی از خود ارائه می‌کنند به وجود بیاید.

همچنین باید نگاهی دقیق به رویکرد رهبران در زمینه این همیشه فعال بودن محیط کاری انداخت. غلبه بر این باور (معمولا ناخودآگاهانه) که ساعات کاری بیشتر به معنی موفقیت بیشتر است، بسیار دشوار است. با این‌ وجود، حقیقت این است که چنین باوری نه‌تنها مفید نیست بلکه به‌هیچ‌عنوان قابل‌ تحمل نیست. ساعات کاری طولانی می‌تواند بهره‌وری و تعهد کاری را کاهش بدهد. بارها مشاهده شده است که رهبران کاری به‌صورت تئوری به ساعات استراحت اعتقاد دارند؛ ولی می‌خواهند به‌صورت هم‌زمان اهداف شرکت خود را به‌پیش ببرند و تصور می‌کنند که چنین امری نیاز به ارتباط مداوم دارد.

یک محیط کاری آشفته که شامل اجبار به پاسخ به ایمیل‌ها در تمامی ساعات روز است، به‌هیچ‌عنوان بهره‌وری کارمندان شما را بهبود نخواهد داد. این ساختار تنها موجب می‌شود تا آن‌ها سرگرم باشند و حتی از کار اصلی منحرف شوند. بهتر است جذب کارمندان خود را به‌جای این مبنا که می‌توانند چند کار را به‌صورت هم‌زمان انجام بدهند یا چند ایمیل را در طول یک روز پاسخ بدهند، بر اساس دانش، تجربه و استعدادهای منحصربه‌فرد انجام بدهید.

با این حساب بهتر است محیطی ایجاد و تثبیت کنید که کارمندان شما در آن می‌توانند مغز خود را به روشی کاملا مفید به کار بگیرند:

• عبارت مدیریت زمان را از برنامه کاری خود خارج کنید و به‌جای آن عبارت مدیریت تمرکز را به کار ببرید و آموزش در این راستا را به یک مهارت ضروری بهبود عملکرد فردی برای کارمندان خود تبدیل کنید.
• از برقراری ارتباط کاری در زمان‌های پس از ساعات اداری خودداری کنید.
• با کنار گذاشتن دستگاه‌های الکترونیکی در زمان صحبت کردن با کارمندان خود، اهمیت حضور در لحظه را به آن‌ها نشان بدهید و فرهنگ عدم استفاده از دستگاه‌ها در جلسات را جا بیندازید تا بتوانید تمرکز کامل بر یک کار را ترویج بدهید.
• سعی کنید از شکل دادن محیط کاری همیشه فعال خودداری کنید و از عادت‌هایی که موجب تخریب و به هم ریختن خلاقیت می‌شود، دوری کنید. این کار را با تأکید بر اهمیت تمرکز و ایجاد یک محیط کاری متعادل شامل محیط‌های باز و فضاهای ساکت انجام بدهید. همچنین گزینه‌های کاری نیمه‌وقت را برای تمرکز بالاتر بر نقش‌های کاری، وظایف و پروژه‌ها فراهم کنید.

این رفتارها می‌توانند موجب ایجاد کیفیت بالاتر خروجی از خود شما و کارمندانتان شوند و درنهایت یک فرهنگ کاری سازنده ایجاد کنند.