اختلاف نظر را به ابزاری مفید برای ارتباطات کاری تبدیل کنید

اغلب افراد تلاش می‌کنند در محیط کار از اختلاف نظر و بحث خودداری کنند. آن‌ها عموما به دنبال این هستند که نظرات مخالف را نفع خود تغییر بدهند یا در بدترین حالت، از ابراز نظر خودداری کنند. از لحاظ ظاهری هم اختلاف نظر و بحث‌های جدی، به‌صورت مشکلاتی عمیق به نظر می‌رسد.

جلسه‌ای متشکل از مدیران و کارمندان را تصور کنید که اختلاف در آن در جریان است و افراد با صدای بلند و لحنی جدی با یکدیگر بحث می‌کنند. قطعا در نگاه اول، این شرکت را رو به شکست می‌بینید؛ اما نکته‌ی قابل توجه این‌ است که مدیران شرکت‌های موفق پس از این جلسات چالشی، صحبت‌هایی دوستانه با یکدیگر دارند و به نتایج مثبت‌تری هم می‌رسند. به‌هرحال نتایج تحقیقات حوزه‌ی کسب‌وکار نشان می‌دهد که از اختلاف نظر بین افراد می‌توان به‌عنوان ابزاری برای بهبود ارتباطات استفاده کرد. نکته‌ی مهم استفاده از این ابزار و رعایت اصول و اخلاقیات در زمان بحث‌های چالشی است.

به‌جای اشخاص، به ایده‌ها حمله کنید

اولین و مهم‌ترین نکته در زمان بحث‌های چالشی، تمرکز روی ایده‌ها و نه اشخاص ارائه‌دهنده‌ی آن‌ها است. با رعایت این نکته می‌‌توانید پایه‌های سازندگی اختلاف نظر را بنا کنید. قطعا در بحث‌ها کاری با چنین جملاتی مواجه شده‌اید: «فکر می‌‌کنم شما تحقیقات کافی روی این قضیه نداشته‌اید» یا «شما چگونه به این نتیجه رسیدید؟». این جملات به‌صورت مستقیم به فرد ارائه‌دهنده‌ی ایده حمله می‌کنند و راه را برای یک گفتگوی سازنده مسدود می‌کنند.

در قدم اول تلاش کنید که ضمیر دوم شخص (شما) را از جملات خود حذف کنید. با این کار فردیت شخص ارائه‌دهنده‌ی ایده از ایده جدا می‌شود و تمرکز بحث تنها روی موضوع اصلی گذاشته خواهد شد. برای رسیدن به نتیجه‌ی بهتر جملات خود را فقط با ضمیر اول شخص (من یا ما) شروع کنید. به‌عنوان مثال از این عبارت استفاده کنید: «من با این نتیجه‌گیری مشکل دارم.» با این جمله بحث را حول ایده متمرکز و شخص ارائه‌دهنده را از آن خارج می‌کنید. فراموش نکنید که نکته‌ی کلیدی در بحث‌ها این است که اختلاف‌ نظرها را حرفه‌ای بینگارید و از شخصی کردن آن‌ها پرهیز کنید.

مراقب لحن صحبت خود باشید

نحوه‌ی بیان نظر یا انتقاد، از موضوعی که بیان می‌کنید مهم‌تر است. به بیان دیگر، شما می‌توانید یک انتقاد یا اختلاف نظر اساسی را با لحنی بیان کنید که هیچ‌کس ناراحت نشود یا بالعکس، موافقت را به‌گونه‌ای بیان کنید که توهین‌آمیز به نظر برسد. بسیاری از جلسات کاری وجود دارد که صدای افراد حاضر در آن بلند است اما توهینی شنیده نمی‌شود.

پس می‌توان نتیجه‌گیری کرد که لحن به معنای حجم صدا نیست و انتخاب کلمات و نحوه‌ی بیان کردن آن‌ها مهم‌تر است. به‌عنوان مثال شما از حقایق و فاکتورهای واقعی برای بحث در مورد ایده‌ی همکارتان استفاده می‌کنید اما با گفتن یک عبارت با این مضمون که «می‌دانم ناراحت نشدی»، او را وارد حالت دفاعی خواهید کرد.

هنجارهای فرهنگی را رعایت کنید

هر شرکتی فرهنگ سازمانی مخصوص به خود دارد و واکنش‌ها نسبت به اختلاف نظر به تعداد کسب‌وکارهای موجود متنوع هستند. در قدم اول باید فرهنگ سازمانی شرکت را درک کنید و این درک از روی قوانین نوشته‌شده ایجاد نمی‌شود. فرهنگ سازمانی بیش از قوانین و دستورالعمل‌ها، رفتاری است که مدیران و کارمندان در گذشته از خود نشان داده‌اند.

برخی شرکت‌ها ترجیح می‌دهند اختلاف‌ نظر پشت درهای بسته باشد و در ظاهر، همه‌ی افراد از هم حمایت کنند. در مقابل برخی مدیران مشکلی با مطرح شدن عمومی اختلاف‌ نظر ندارند و این را نشانه‌ای از سیاست درب‌های باز می‌دانند. به هرحال صرف‌ نظر از خوبی یا بدی هر یک از فرهنگ‌های گفته‌شده، درک آن‌ها پیش از ارائه‌ی هر اختلاف نظر الزامی است.

روی حفظ ارتباطات تمرکز کنید

نکته‌ی مهم در اختلاف نظر این است که به هر حال در پایان جلسه و روز کاری، شما به‌عنوان همکار به یکدیگر نیاز دارید. پس ارائه‌ی نظر خود را به‌گونه‌ای تنظیم کنید که ارتباطات را خدشه‌دار نکند. این مورد برخی اوقات نیازمند صبر کردن و انتقاد نکردن است.

اگر فردی همیشه مخالف در جلسات باشید، پس از مدتی تصور این‌که انتقاداتتان از روی خیرخواهی است، دشوار خواهد بود. در نتیجه در انتخاب زمان، مکان، فرد مخاطب و شرایط ارائه‌ی انتقاد دقت کنید تا شائبه‌ی دشمنی شما با شخص یا گروهی از کارمندان ایجاد نشود.

هزینه‌ی اختلاف نظر را محاسبه کنید

این مورد هم وابستگی زیادی به فرهنگ سازمانی دارد. پیش از شروع هر اختلاف نظری، هزینه‌های آن را در نظر بگیرید. به بیان دیگر این محاسبه را انجام دهید که گفتن یا نگفتن نظرتان چه هزینه‌هایی خواهد داشت. به‌عنوان مثال گفتن نظر ممکن است باعث ایجاد اختلافات جدی شود یا در مقابل، نگفتن آن می‌تواند روند کاری شرکت را به سمت تصمیمات اشتباه تغییر دهد. به‌هرحال انتخاب زمان در اینجا نیز اهمیت خود را نشان می‌دهد.

نکته‌ی مهم دیگر این‌که اگر قرار است اختلاف نظر بعدا به‌صورت مشکلی بزرگ و شخصی خود را نشان دهد، باید آن را بیان کنید. به‌عنوان مثال شما نظر خود را ارائه نمی‌دهید و همیشه در ذهنتان با اجرای ایده‌ی مورد نظر مشکل دارید. این مشکلات و تفکرات انتقادی بیان‌نشده، روی هم جمع خواهد شد و زمانی شما را به بمبی خطرناک برای شرکت تبدیل خواهد کرد!

نکته‌ی مهم دیگر این‌که شرایط با هم یکسان نیستند. شما نمی‌توانید از یک سیاست واحد در تمام جلسات و بحث‌ها استفاده کنید. اگر هم هنوز با شرایط جلسات شرکت آشنا نشده‌اید، مدتی را به مشاهده و گوش دادن اختصاص دهید. به زبان بدن افراد دقت کنید و نتیجه‌گیری‌های بحث‌ها را یادداشت کنید.

در نهایت به این نکته توجه داشته باشید که لازمه‌ی اجرای چنین راهکارهایی در فضای شرکت‌های ایرانی، مانند همیشه تغییر فرهنگ سازمانی است. متأسفانه چالش اصلی کارمندان و مدیران در ایران، شخصی کردن مشکلات و اختلاف نظرها است. از طرفی، کارمندان نیز به خاطر نگرانی از این مورد و همچنین ترس از دست دادن شغل، از ارائه‌ی نظر و انتقاد خودداری می‌کنند. این رفتارها در نهایت به نارضایتی شغلی، روند نزولی کارها و در بدترین حالت، به استعفا یا اخراج بهترین کارمندان منجر خواهد شد.

پیشنهاد کاربردی برای شرکت‌های ایرانی، برگزاری جلسات با مشارکت بیشتر کارمندان، تأمین زیرساخت‌‌های لازم برای اظهار نظر ناشناس، برگزاری جلسات دوستانه و تفریحات مشترک پس از جلسات کاری و به‌طور کلی، هرگونه راهکاری است که افراد را از پیله‌ی شخصی در فضای کار بیرون بیاورد. فراموش نکنید که همکاران شما، بخش مهمی از ساعات زندگی را اشغال می‌کنند و برقراری ارتباط مؤثر و سازنده با آن‌ها، در بهبود هر دو زندگی شخصی و کاری مفید خواهد بود.