چگونه می‌توانیم از اتلاف وقت برای وظایف کم‌اهمیت اجتناب کنیم

همه‌ی ما هرروز به‌سختی تلاش می‌کنیم لیست وظایف روزانه‌ی خود را به پایان برسانیم. کنار تک‌تک آیتم‌ها تیک بزنیم و احساس کنیم که حالا قدمی روبه‌جلو برداشته‌ایم.

بااین‌حال سختگیری ذهن ما در «تکمیل» کارها، به خطای بزرگ‌تری منجر می‌شود: مغز ما در پی محرکه‌های ترشح دوپامین، سعی می‌کند وظایف کوچک بیشتری را «تکمیل» کند و به همین دلیل وظایف مهم‌تر و پیچیده‌تر را نادیده می‌گیرد.

متأسفانه همه‌ی امور زندگی به‌راحتی قابل‌ سنجش نیستند. پروژه‌های بزرگ (و غالباً مهم‌تر)، طی یک روز به پایان نمی‌رسند.

اگر می‌خواهیم خودمان را به وظایف مهم پایبند کنیم، باید راهی برای سنجش، پیگیری و خلق احساس خوب ناشی از پیشرفت هرروزه بیابیم.

چرا به‌ندرت پیروزی‌های کوچکمان را تشخیص می‌دهیم؟

ترزا آمابایل، استاد دانشگاه هاروارد در یکی از مطالعات خود، عادات روزانه‌ی صدها کارمند و کارگر را در صنایع مختلف مورد بررسی قرارداد. او طی این مطالعات متوجه شد تنها چیزی که روحیه و انگیزه‌ی ما را در طول یک روز کاری افزایش می‌دهد، «پیشرفت در یک کار ارزشمند» است.

همه‌ی ما دوست داریم وظایف کوچک لیست روزانه‌ی خود را به پایان برسانیم؛ ولی درعین‌حال بزرگ‌ترین عامل انگیزه‌بخش ما این است که گامی به هدف بزرگ و اصلی خود نزدیک‌تر شویم. مشکل اینجا است که سنجش و اندازه‌گیری «پیروزی‌های کوچک»، آسان نیست و بدتر اینکه ذهن ما تمایل دارد این قدم‌های کوچک را نادیده بگیرد.

به همین دلیل است که هرروز حس می‌کنیم برنامه‌ی شلوغ‌تری داریم اما هیچ کاری انجام داده‌ایم. هنگامی‌که به یک هدف بسیار بزرگ فکر می‌کنیم، ناامید می‌شویم و گاهی احساس شکست هم می‌کنیم. به‌علاوه محیط کار مدرن امروزی نیز این احساسات منفی را تقویت می‌کند.

روزهای ما، از کارهای پرمشغله و بی‌معنی پر شده است. اغلب ما ساعت زیادی صرف «واکنش‌های سریع» می‌کنیم؛ مثلاً به ایمیل‌ها پاسخ می‌دهیم یا با همکارانمان روی پلتفرم‌های کاری، چت می‌کنیم. با انجام این کارها، در لحظه احساس مفید بودن می‌کنیم؛ اما بعداً نمی‌توانیم میزان پیشرفت خودمان را در این قبیل امور بسنجیم.

به نظر می‌رسد دیگر نمی‌توانیم اهداف پرمفهوم و مؤثری برای خودمان تنظیم کنیم. درواقع عده‌ی بسیار کمی از ما، اهداف مهمی تعیین می‌کنند و ایده‌ی واضحی از راه و روش رسیدن به این اهداف در ذهن دارند.

مشکل اینجا است که ما هیچ روشی برای پیگیری پیشرفت‌هایمان نمی‌شناسیم. وقتی سیستم واضح و قابل تکراری برای سنجش پیشرفت نداشته باشید، دیگر مهم نیست چقدر کار می‌کنید. درهرصورت حس نمی‌کنید که حتی یک گام به هدف نهایی نزدیک‌تر شده‌اید. به همین دلیل پروژه‌های بزرگ را سخت و طاقت‌فرسا می‌بینید و دوباره به تکمیل وظایف کوچک روی می‌آورید. زیرا ذهن شما به‌طور پیش‌فرض، مسئولیت‌های کوتاه‌مدت را قابل‌ دستیابی می‌داند.

همه‌ی این مسائل باعث می‌شود برنامه‌ریزی را کنار بگذاریم و صرفاً به کارهایی مشغول شویم که در همان روز پیش می‌آیند.

اما برای انجام کارهای ارزشمند و پرمفهوم، باید با احساس خستگی و درماندگی ناشی از پروژه‌های بزرگ مبارزه کنیم. پس باید به هر ترتیب راهی برای سنجش میزان پیشرفتمان پیدا کنیم.

در ادامه‌ی مطلب، پنج راه را براش شکستن چرخه‌ی کارهای کم‌اهمیت کوتاه‌مدت و پیگیری دقیق پیشرفت بلندمدت، پیشنهاد می‌کنیم:

وظایف بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر و قابل‌ مشاهده تقسیم کنید

زمانی که ژاکلین گلی، ضبط نخستین پادکست خود را آغاز کرد (Hurry Slowly)، متوجه شد که باید کارهای متفرقه‌ی زیادی را هم‌زمان پیش ببرد. او باید مصاحبه‌ها را ضبط و ویرایش می‌کرد، چندین اسپانسر پیدا می‌کرد، یک وب‌سایت می‌ساخت، در مورد موضوعات پادکست تحقیق می‌کرد و موسیقی مناسبی برای هر اپیزود می‌یافت.

ژاکلین برای اینکه بتواند میزان پیشرفت خود را در راه‌اندازی پادکست اندازه‌گیری کند، سعی کرد این وظایف را به بخش‌های بسیار کوچک تقسیم کند و سپس نقشه‌ی آن‌ها را به‌صورت بصری به تصویر بکشد.

اسناد ژاکلین به نقشه‌ی مسیر هدف نهایی پروژه تبدیل شد. نکته‌ی مثبت ماجرا این بود که حالا  او برای هر روز خود، لیستی از وظایف کوچک در اختیار داشت که با تکمیل آن‌ها ذهن کوتاه‌مدت خود را نیز راضی نگه می‌داشت. به عبارتی او با تکمیل هر وظیفه‌ی کوچک، انگیزه‌ی بیشتری برای رسیدن به هدف نهایی پیدا می‌کرد.

تنظیم اهداف روزانه و شروع از صفر

دلیل خوبی وجود دارد که شما اولین قدم یک سفر بزرگ خود را به یاد می‌آورید و نه قدم ۳۷,۵۶۷. هر چه به اواسط یک پروژه‌ی بزرگ نزدیک‌تر می‌شویم، سنجیدن پیشرفت روزانه سخت‌تر می‌شود. وقتی درست به میانه‌ی راه رسیده‌ایم، هدف نهایی هنوز بسیار دور به نظر می‌رسد. همه‌ی ایده‌های روشنی که در ابتدای کار داشتیم، ناگهان تیره و مبهم می‌شوند.

ادیث هاربوگ، مدیرعامل شرکت LaunchDarkly، به‌منظور غلبه بر این مشکل، از تکنیکی استفاده کرد که در زمان دوچرخه‌سواری ۳.۳۶۰ مایلی به دور پارک ملی گارسیر به‌ کار برده بود.

دوچرخه‌سواری و توسعه‌ی نرم‌افزار، هر دو به‌اندازه گیری دقیق پیشرفت نیاز دارند. اگر حس کنید هنوز ۸۰ درصد راه، پیش روی شما است، تلاش‌هایی که هرروز انجام می‌دهید، به چشمتان ناچیز می‌آید.

هاربورگ توصیه می‌کند که هر روزتان را با یک صفحه‌ی خالی شروع کنید، یعنی تصور کنید راه تازه‌ای را آغاز کرده‌اید. به‌این‌ترتیب تمرکز بیشتری خواهید داشت و حس می‌کنید واقعاً روبه‌جلو حرکت می‌کنید.

پس به‌جای اینکه به پیشرفت کلی پروژه نگاه کنید، هدف روزانه‌ای تنظیم کنید و پیشرفت خود را بر این اساس بسنجید. به‌عنوان‌مثال اگر می‌خواهید یک کتاب بنویسید، هدف خود را نوشتن یک فصل هزارکلمه‌ای تعیین کنید.

از تکنولوژی برای اندازه‌گیری میزان پیشرفت استفاده کنید

یکی از سخت‌ترین مراحل پیگیری پیشرفت، سنجش پویای آن است. اکثر روش‌ها مستلزم آگاهی از زمان و مدتی است که روی یک وظیفه کار می‌کنیم. اما بیشتر اوقات، پس از مدتی پیگیری پیشرفتمان را رها می‌کنیم و بالطبع، مزایای آن را هم از دست می‌دهیم.

پلتفرم‌هایی نظیر RescueTime، به‌طور خودکار پیشرفت‌های هرروز شما را اندازه‌گیری می‌کند. شما حتی می‌توانید اهداف روزانه‌ای در این پلتفرم‌ها ثبت کنید (مثلاً سه ساعت نوشتن در روز) و برای هر هدف هشدار جداگانه‌ای تنظیم کنید.

در پایان هرروز با چک کردن اعلان‌های پلتفرم، متوجه می‌شوید که آیا به هدف خود رسیده‌اید یا خیر. همین امر به شما انگیزه‌ی بیشتری برای تلاش کردن می‌دهد. به‌علاوه می‌توانید مجموع پیشرفت خود را در یک چهارچوب زمانی طولانی‌تر نیز مشاهده کنید.

نکته‌ی مهم دیگر، این است که پس از مدتی، احساس می‌کنید باید خودتان را با پیشرفت‌های قبلی هماهنگ کنید؛ زیرا ذهن شما نمی‌خواهد از مدار موفقیت‌های خود خارج شود. ازآنجاکه این پلتفرم‌ها افزایش بهره‌وری شما را نیز نشان می‌دهند، انگیزه‌ی بیشتری برای ادامه دادن پیدا می‌کنید.

معیارهای خود را روی یک تقویم پیگیری کنید

اگر ترجیح می‌دهید به‌جای استفاده از ابزارهای دیجیتال، خودتان پیشرفت را اندازه‌گیری کنید، مراحل کارتان را روی یک تقویم یادداشت کنید.

اجرای این ایده، بسیار ساده است. کافی است یکی دو معیار مناسب را انتخاب و چند روز آن‌ها را پیگیری کنید. برای مثال معیارهای شما می‌توانند نوشتن تعداد مشخصی کلمه در یک روز، تماس گرفتن با تعداد خاصی از مشتریان، یا رفع تعداد مشخصی از باگ‌های یک برنامه باشد. در این صورت تقویم شما به یک «یادآور» بزرگ و بصری تبدیل می‌شود.

هرروز به مدت پنج دقیقه خاطره‌نویسی کنید

شما می‌توانید مزایای پیگیری پیشرفت خود را با روزنگاشت‌هایتان ترکیب کنید. درواقع این همان کاری است که شرکت‌کنندگان در مطالعات ترزا آمابایل انجام دادند.

در پایان هرروز چند دقیقه وقت بگذارید و در مورد کارهایی که در طول روز انجام داده‌اید، بنویسید. به یاد داشته باشید که هم پیروزی‌های کوچک و هم شکست‌ها را یادداشت کنید.

در پایان ماه، این یادداشت‌ها را مرور کنید و میزان پیشرفت خود را ببینید. انگیزه‌ای که از مشاهده‌ی واضح این قدم‌ها به دست می‌آورید، فوق‌العاده است. به‌علاوه، اگر می‌خواهید دستاورد بیشتری از این روش داشته باشید، به‌جای اینکه کارهای روزانه را روی یک فایل ورد یادداشت کنید، آن‌ها را روی کاغذ بنویسید.

ساده‌ترین راه برای اجتناب از غرق شدن در پروژه‌های بزرگ، پیگیری میزان پیشرفت هر مرحله است. صرف‌ نظر از پیچیدگی و حجم بالای پروژه، اگر بتوانید سیستمی برای ارزیابی قدم‌هایتان تنظیم کنید، همیشه در مسیر درست حرکت می‌کنید. در این صورت نه روی ایده‌آل‌ها، بلکه روی پویایی خود متمرکز می‌شوید و بهره‌وری بیشتری پیدا می‌کنید.