پنج تغییر ساده برای افزایش بهره‌وری در محیط کار

به لطف گسترش برنامه‌های قابل‌حملی مثل Slack، Google Hangouts و محل کار جدیدی که توسط Facebook معرفی شده، تعداد کمتری از کارکنان برای انجام کارهای روزانه‌ی خود به حضور در دفتر کار وابسته می‌شوند. درنتیجه، تقریبا ۳۷ درصد از نیروی کار، کار از راه دور در کمترین زمان ممکن را انتخاب می‌کنند؛ و افرادی که این روش را انتخاب می‌کنند، نه‌تنها به رضایت بیشتری می‌رسند بلکه بهره‌وری و کارایی خود را هم افزایش می‌دهند.

البته هنوز تمام شرکت‌ها سیاست انعطاف‌پذیر کار در خانه را نپذیرفته‌اند. مریسا مایر از شرکت یاهو، مجوز ارتباطات راه دور این شرکت را در سال ۲۰۱۳ به تعویق انداخت زیرا تأکید داشت وقتی کارمندان در محل کار حضور داشته باشند، مشارکت و نوآوری بیشتری خواهند داشت؛ و باوجود انتقادات فراوان به این سیاست، یاهو اعلام کرد که این روش نتیجه‌بخش بوده است.

مدیرها و رهبرهای شرکت‌های متعهد به توسعه‌ و رشد خلاقیت و بهره‌وری در محیط شرکت، با یک چالش روبه‌رو هستند: طراحی محل کار چطور باشد که کارمند حس کند در خانه‌ی خود است. بهینه‌سازی ترکیب و فرهنگ محیط کار، یک نقطه‌ی شروع خوب برای افزایش بهره‌وری است. همین تغییرهای ساده می‌تواند بهره‌وری را در اغلب محیط‌های کار بالا ببرد.

۱. ساخت محیط‌های کاری برای همه

وقتی بحث طراحی یک آرایش و ترکیب‌بندی کاری مطرحی می‌شود، به‌زحمت می‌توان به یک اندازه‌ و ابعاد منطبق با تمام محیط‌ها رسید. بر اساس بررسی استیرکیس، ۸۸ درصد از کارمندان، محل کار در محیط شرکت را بسته به وظایف خود انتخاب می‌کنند. محدود ساختن کارمندان به کار در یک دفتر باز در طبقه‌ی همکف یا در یک پلان مکعبی شکل خصوصی می‌تواند به کارایی آن‌ها آسیب بزند و رضایت شغلی کمتری را به دنبال داشته باشد.

راه‌حل این مشکل کنار گذاشتن طرح دفتر باز یا طراحی مکعبی نیست. بلکه می‌توانید در محیط کار فضاهای کاری وظیفه محور را بسازید که برای سبک‌های مختلف طراحی شده‌اند. برای مثال، بخش آشپزخانه می‌تواند محل بحث و مشارکت باشد. به جای واگذاری این مشارکت و همکاری به شانس و احتمالات، با اضافه کردن چند میز بلند و چهارپایه می‌توانید محلی قطعی برای بحث و مشارکت کارکنان بسازید.

برای کارهایی مثل کدنویسی یا بررسی گزارش‌ها در صفحات گسترده که سر همیشه به سمت پائین است، سعی کنید فضاهایی برای تمرکز آرام فراهم کنید. در صورت داشتن منابع سعی کنید یکی از اتاق‌های کنفرانس اضافه را به یک محیط آرام کاری تبدیل کنید. برای پیاده‌سازی این تغییرات نیازی به بودجه‌ی زیاد یا تغییرات بزرگ در دفتر کاری ندارید. کار را با اطلاع‌رسانی اهداف جدید به تیم و رأی‌گیری آغاز کنید.

۲. استراحت را به یک اولویت تبدیل کنید

شاید این‌طور فکر کنید: بله من از اهمیت استراحت آگاهم، ولی این به این معنی نیست که وقت کافی برای استراحت دارم. کاملا درست است؛ به نظر می‌رسد استراحت کاملا متضاد با تکمیل وظایف باشد؛ اما اگر هدف اصلی بهره‌وری و افزایش کارایی باشد، استراحت هم اهمیت بالایی پیدا می‌کند.

بر اساس بررسی‌های انجام شده، استراحت حداقل پس از هر یک ساعت کار لازم است. بااینکه این زمان برای هرکسی متفاوت است اما باید به خاطر داشته باشید که پس از بیش‌ از یک ساعت تمرکز، مغز نمی‌تواند کار را مهم تلقی کند و این به معنی کاهش بازدهی و کیفیت کار است.

وظیفه‌ی شما به‌عنوان یک رهبر کسب‌وکار این است که مطمئن شوید تیم نه‌تنها استراحت در حین کار را قابل‌قبول تلقی کند، بلکه آن را قابل‌انتظار بداند. برای مثال درشرکت TheSquareFoot استراحت با برگزاری جلسات مدیتیشن به یک امر روتین تبدیل شده است. تبدیل استراحت به یک فعالیت گروهی به این معنی است که عذاب وجدان کنار رفتن از پشت میز کار به‌طور کامل از بین می‌رود. حالا اگر کسی جلسات مدیتیشن را از دست بدهد به این معنی است که مخالف اولویت‌بندی شرکت است.

۳. پیاده‌سازی سیستم زمان‌بندی اتاق کنفرانس

شاید گاهی اوقات موقعیت‌هایی مثل بی‌نظمی اتاق کنفرانس را تجربه کرده باشید. تماس اسکایپ در پنج دقیقه به پایان می‌رسد، گروه بعدی سعی می‌کند برای برگزاری جلسه وارد اتاق شود، این عجله خشونت و اضطراب را در پی خواهد داشت. اوضاع وقتی بدتر می‌شود که کار تیم بعدی در تلاش برای نمایش پروژه‌ی خود روی صفحه‌ی نمایش بزرگ، به تأخیر می‌افتد. ابزاری مثل Yarooms مخصوص سازمان‌دهی تصادفی اتاق کنفرانس طراحی شده‌اند، اما اگر تیم شما این سیستم‌ها را نادیده می‌گیرد، بهتر است مداخله کنید.

یک پیش‌نویس از پروتکل اتاق کنفرانس را برای هر اتاق کنفرانس در محل کار خود تهیه کنید. این پیش‌نویس شامل قوانین دقیق برای زمان‌بندی اتاق‌های کنفرانس و همین‌طور استفاده از اتاق و ترک آن پس از اتمام جلسه است. کدبندی سیستم دو مزیت دارد:

۱. وقتی بحث بیرون رفتن از اتاق‌های کنفرانس مطرح می‌شود، تردید کمتری وجود خواهد داشت و افرادی که نیاز به بیرون کردن افراد حاضر در جلسه‌ی قبلی دارند، احساس خشم و اضطراب کمتری خواهند داشت.

۲. اگر اطلاعاتی مثل اتصال به تلویزیون و نحوه‌ی اتصال برای تماس‌های ویدئویی در دسترس باشد، جلسه آسان‌تر و بهینه‌تر شروع شده و پیش می‌رود.

بااینکه این ترفندها به نظر ساده می‌رسند اما وقت گذاشتن روی سازمان‌دهی این قوانین، در طولانی‌مدت مزیت‌های زیادی خواهد داشت.

۴. بهینه‌سازی جو و فضای دفتر برای احساس راحتی بیشتر

گرچه شما هرگز نمی‌توانید همه را راضی کنید، ولی اعمال تغییرات کوچک در محیط دفتر کار می‌تواند آثار چشم‌گیری بر بهره‌وری و کارایی کارکنان داشته باشد. اطمینان از رضایت کارکنان از دما، نور، صوت و حتی بوی دفتر روشی آسان برای احساس راحتی و آرامش آن‌ها است.

بگذارید دقیق‌تر اشاره‌کنیم:

دما: اغلب کارشناسان معتقدند دمای بهینه‌ برای محیط کار مفید بین ۲۱ و ۲۴ درجه‌ی سانتی‌گراد است. تهویه، وسایل گرمایشی و پتو را نیز می‌توان برای محیط‌های بیرون تهیه کرد.

نور: نور خورشید به شکل چشمگیری به بهبود بهداشت و بهره‌وری کارکنان کمک می‌کند. بااینکه نور خورشید یکی از ضروری‌ترین موارد در محیط کار است، اما انعکاس نور زیاد در صفحات نمایش کامپیوتر مشکل‌ساز می‌شود. دستیابی به میزان دقیق نور برای کارایی کارکنان هم به یک چالش برای شرکت‌ها تبدیل شده است. شرکت‌های 3M و Alcoa در حال کار روی پروژه‌ی هدایت نور به محیط کار هستند. استفاده از لامپ‌های LED که آثار نور خورشید را شبیه‌سازی می‌کنند، برای محیط‌های بسیار تاریک ضروری است.

صدا: هرگز نمی‌توان یک لیست موسیقی سازگار باسلیقه‌ی همه را فراهم کرد، اما بر اساس بررسی‌های انجام شده، موسیقی با ایجاد یک اثر مثبت به افزایش سرعت و کارایی در محیط کار کمک می‌کند.

بو: علاقه‌مندان به آروماتراپی (رایحه درمانی) سال‌هاست بر تأثیر بو بر محیط‌ کار تأکید می‌کنند. بوها می‌توانند تأثیر چشم‌گیری بر سطوح انرژی و احساس افراد داشته باشند پس چرا نباید از این ویژگی‌ها برای بهره‌وری بیشتر در محیط کار استفاده کرد؟

۵. متفاوت فکر کنید

آیا می‌دانستید احتمال همکاری با کارمندانی که در طول جلسه‌ها فعال‌تر هستند، ۸/۵ درصد بیشتر از کارمندان غیرفعال در جلسات است؟ ملاقات‌های پیاده‌روی یا گفت‌وگو و پیاده‌روی در میان شرکت‌های فناوری سیلیکون وَلی بسیار محبوب هستند به‌طوری‌که فیس‌بوک یک مسیر سنگفرش را در محوطه‌ی خود به همین منظور درنظر گرفته است.

اما باوجود تمایل و مزایای بهداشتی متفاوت خارج شدن از دفتر، اغلب کارمندها زمان بیشتری را مقابل کامپیوترهای خود می‌گذرانند. شاید دلیل این تمایل این باشد که اگرچه بسیاری از کسب‌وکارها در سال‌های اخیر به سیاست محیط کاری مبتنی بر نتایج روی آورده‌اند، هنوز هم بعضی کارمندان برای انعطاف‌ بیشتر به ارتباطات رودررو نیاز دارند. بنابراین، می‌توان اعضای تیم را به بیرون رفتن از دفتر و رفتن به جلسه‌ها و گفت‌وگوهای خصوصی تشویق کرد. رهبری اجرایی باید به جای حضور در یک اتاق، به پیاده‌روی با اعضای تیم برود. اغلب اوقات این گرایش‌ها زمانی بهترین نتیجه را دارند که به‌صورت بالا به پائین پیاده‌سازی شوند.

به‌روزرسانی‌ها و تغییرات کوچک در سیستم و محیط کاری می‌تواند تأثیر چشم‌گیری بر رضایت و بهره‌وری کارکنان داشته باشد. با طی کردن این مراحل، محیط کار شما به ایستگاهی برای بهره‌وری و کارایی بیشتر تبدیل خواهد شد.