چگونه از هوش هیجانی در طراحی پاورپوینت استفاده کنیم

هرموقع صحبت از ارائه دادن به میان می‌آید، ناخودآگاه یاد نرم‌افزار پاورپوینت می‌افتیم. نرم‌افزاری که هر شخصی حداقل یک بار در طول زندگی دانشجویی خود برای ارائه‌ی پروژه‌ی دانشگاه از آن استفاده کرده است. اما کاربردهای پاورپوینت به پروژه‌های دانشگاهی محدود نمی‌شود و بسیاری از کارآفرینان برای معرفی کسب‌وکار خود از این نرم‌افزار استفاده می‌کنند. بنابراین این طور به نظر می‌رسد که استفاده از آن در آینده نیز ادامه خواهد داشت. اما فراموش نکنید که پاورپوینت تنها یک وسیله است و خوب بودن یا بد بودن یک ارائه، به سازنده‌ی اسلایدها بستگی دارد.

افرادی که روش استفاده از این نرم‌افزار را یاد گرفته باشند ارائه‌ای قوی خواهند داشت و بد بودن یک ارائه دلیلی بر ناکارآمد بودن پاورپوینت نیست. ساختن فایل ارائه‌ای که بتواند نظر مخاطبان را جلب کند نیازمند استفاده از مهارت‌های هوش هیجانی است.

قدم اول: درک مخاطبان و همدلی با آن‌ها

قبل از اینکه حتی نرم‌افزار پاورپوینت را اجرا کنید، خودتان را جای مخاطبان قرار دهید و به این فکر کنید که در حال حاضر چه چیزی برای آن‌ها اهمیت دارد. تا زمانی که از این موضوع مطمئن نشده اید پاورپوینت را اجرا نکنید. همدردی با دیگران بخش کلیدی هوش هیجانی است. افرادی که این موضوع را در نظر نمی‌گیرند ممکن است روی موضوعاتی تمرکز کنند که هیچ اهمیتی برای مخاطبان ندارد و درنتیجه یک ارائه‌ی ضعیف داشته باشند. بنابراین بهترین کار زمان گذاشتن برای درک و پیش‌بینی مخاطبان است. از خودتان بپرسید این افراد از چه چیزهایی می‌ترسند، چه آرزوهایی دارند و افکار و عقایدشان چگونه است. این افراد چه چیزهایی را می‌دانند و چه چیزهایی را نمی‌دانند؟ دغدغه‌هایشان چیست؟ چه چیزی آن‌ها را خوشحال می‌کند؟

پاسخ دادن به این سؤالات دید بهتری از مخاطبان می‌دهد و کمک می‌کند شخص ارائه‌دهنده احساس همدردی بیشتر و درنتیجه ارائه‌ی تأثیرگذارتری داشته باشد.

۲- بازگو کردن داستانی که نگرانی مخاطبان را تعریف می‌کند

گام بعدی استفاده از مشخصات مخاطبان برای ساخت یک روایت جذاب است. گام اول روی استفاده از هوش هیجانی برای درک نیازهای مخاطب تمرکز کرده بود؛ اما در این مرحله روی استفاده از هوش هیجانی برای نفوذ روی مخاطب تمرکز می‌شود. برای هر سؤالی که فکر می‌کنید ممکن است در ذهن مخاطبان ایجاد شده باشد پاسخی تهیه کنید و در متن سخنرانی بگنجانید. این پاسخ‌ها باید ترکیبی از احساسات و اطلاعات باشند؛ اما فراموش نکنید که ما انسان هستیم و به‌جای تصمیم‌گیری با منطق، تمایل داریم براساس احساسات تصمیم بگیریم.

اگر می‌خواهید این کار را به نحوی تأثیرگذار انجام دهید باید داستان تعریف کنید. مثال‌های کوتاهی که فکر می‌کنید برای مخاطبان قابل فهم است در ذهنتان داشته باشید و از این طریق موضوع را برای آن‌ها باز کنید. هدف از بازگو کردن مثال این است که به مخاطب نشان دهید او را درک کرده‌اید. در این صورت مخاطب نیز ترغیب می‌شود به صحبت‌هایتان علاقه‌ی بیشتری نشان دهد. بنابراین هرقدر این مثال‌ها شخصی‌تر باشند مخاطب علاقه‌ی بیشتری به شنیدن آن‌ها نشان خواهد داد.

داستانی که برای مخاطب تعریف می‌کنید باید جذابیت داشته باشد؛ بنابراین بخشی که فکر می‌کنید برای آن‌ها اهمیت بیشتری دارد در ابتدای داستان عنوان کنید. به‌عنوان مثال اگر می‌خواهید مخاطبان را به تغییر کردن تشویق کنید داستان خود را با «چرا» آغاز کنید سپس با «چه» و «چگونه» ادامه دهید. درنهایت داستان را با یک اقدام به عمل خاتمه دهید. عملی که نیازهای آن را برطرف و در عین حال آن‌ها را به استفاده از محصول یا خدمات شما ترغیب می‌کند.

قدم سوم: ساختن اسلاید برای بیان داستان مورد نظر

اکنون زمان آن رسیده است که نرم‌افزار ساخت اسلاید را باز کنید. پاسخ‌هایی که برای برطرف کردن نیاز مخاطب آماده کرده بودید به یاد بیاورید و برای هرکدام از آن‌ها یک اسلاید درست کنید. به این فکر کنید که چه تصاویری بهتر با مخاطبان ارتباط برقرار خواهند کرد و چه کلماتی آن‌ها را تحت تأثیر قرار خواهند داد. به طراحی اسلایدها نیز فکر کنید و خودتان را جای مخاطبان قرار دهید. آیا اسلایدها به اندازه‌ی کافی واضح و جذاب هستند؟ آیا برداشت درستی از آن خواهند شد؟

خودآگاهی یکی دیگر از جنبه‌های مهم هوش هیجانی برای ساختن اسلاید است. سبک ارائه‌تان چگونه است؟ آیا لحن رسمی دارید یا در طول سخنرانی با مخاطبان شوخی می‌کنید؟ هرقدر که کلیشه‌ای به نظر برسد؛ اما فراموش نکنید که از جملات معتبر برای بیان مقصود خود استفاده کنید. مخاطبان اگر احساس کنند ارائه‌دهنده تظاهر می‌کند یا دروغ می‌گوید، هیچ تمایلی به شنیدن ادامه‌ی صحبت‌های او نخواهند داشت.

قدم چهارم: مرور کنید و از دیگران بازخورد بگیرید

بعد از درست کردن اسلایدها بار دیگر لنزهای هوش هیجانی را به چشم‌هایتان بگذارید و از خودتان بپرسید:

• آیا ارائه‌ی من به سؤال‌های مخاطبان پاسخ خواهد داد و آن‌ها را ترغیب به عمل خواهد کرد؟
• آیا احساس می‌کنند حرف‌هایم معتبر است؟
• آیا در تمام مدت ارائه به صحبت‌هایم گوش خواهند داد؟

از همکاران خود بخواهید خودشان را جای مخاطبان شما بگذارند و به سخنرانی‌تان گوش کنند. سپس از آن‌ها بازخورد بگیرید و در صورت نیاز اسلایدها را ویرایش کنید.

انجام دادن این مراحل شاید زیاد و خسته‌کننده به نظر برسد اما موفقیت ارائه را تضمین خواهد کرد. زمانی که مخاطبان در طول سخنرانی احساس کنند نیازهایشان در نظر گرفته شده و راه حلی برای آن ارائه شده است، حوصله‌شان سر نخواهد رفت و تا پایان به آن توجه خواهند کرد.