تأثیر اولین هفته‌ کاری در حفظ کارمندان تازه استخدام

بسیاری از شرکت‌ها گلایه می‌کنند که نیروهای متخصص و مستعدی که تازه استخدام کرده‌اند، خیلی زود علاقه‌ی خود را به کار از دست می‌دهند. چگونه می‌توان از این مشکل پیشگیری کرد؟

اولین احساسی که از حضور در یک محیط کار خواهید داشت، تأثیر بسیار مهمی در ادامه‌ی همکاری شما با عوامل آن شرکت دارد. این موضوع مختص به کارفرمایان نیست، بلکه کارمندان جدید نیز تحت تأثیر همین اتفاقات مراحل اولیه، در مورد برنامه‌ی بلندمدت خود مبنی بر همکاری یا ترک شرکت، تصمیم‌گیری می‌کنند. اگر شرکتی حتی به‌صورت غیرعمدی، تجربه‌ی بدی برای کارمندان فراهم کند، باعث می‌شود بهترین استعدادهای خود را از دست بدهد. واقعه‌ی ناگزیری که هزینه‌ی آن، ممکن است حتی دو برابر حقوق سالیانه‌ی کارمندان باشد.

بااین‌حال سنجش موفقیت تلاش‌های شما کار آسانی نیست. اخیراً داون کلینگ هافر، کاندیس یانگ و ژو لیو، مدیران عمومی منابع انسانی شرکت مایکروسافت، در مقاله‌ای تجربیات خود را در این زمینه به اشتراک گذاشته‌اند. مرور این مقاله که درواقع مثالی از دنیای واقعی در یک سطح کاملاً حرفه‌ای است به ما کمک می‌کند اهمیت این موضوع را بهتر درک کنیم و همچنین از راهکارهای توصیه‌شده‌ی این متخصصان بهره بگیریم. آن‌ها می‌نویسند:

ما در مایکروسافت سالانه هزاران کارمند را استخدام می‌کردیم و بااین‌حال اطلاعی از ضرورت تجربه آفرینی مثبت برای نیروهای جدید نداشتیم. ما فقط تلاش می‌کردیم از آمار و ارقام فرساینده، نتیجه‌گیری مقبولی داشته باشیم.

سرانجام در یک دوره‌ی زمانی، برای درک بهتر پدیده‌ای که آن را «دلزدگی زودهنگام کارمندان» می‌نامیدیم، سعی کردیم به فرصت‌هایی که همیشه آن‌ها را نادیده می‌گرفتیم، نگاهی دوباره داشته باشیم. خیلی ساده، از کارمندان پرسیدیم که از حضور در این شرکت چه احساسی دارند. به این منظور یک نظرسنجی برگزار کردیم که احساس اولیه و تجربه‌ی کارمندان تازه استخدام را یک هفته پس از شروع به کار آن‌ها مورد سؤال قرار می‌داد و پس از ۹۰ روز، دوباره نظرسنجی تکرار می‌شد.

پس از بررسی نتایج این نظرسنجی، به نتایج جالبی رسیدیم. برای نیروهای تازه استخدام، مسائل کوچک بیش ازآنچه ما فکر می‌کردیم اهمیت داشت. به‌عنوان‌مثال برای آن‌ها مهم بود که از اولین روز شروع به کار، یک کامپیوتر شخصی کاری در اختیار داشته باشند و بتوانند به ساختمان‌ها، ایمیل و اینترانت شرکت سریعاً دسترسی پیدا کنند. بر همین مبنا، ما تعدادی از کارشناسان را از تمامی دپارتمان‌ها نظیر منابع انسانی، IT، حقوق مهاجرت، امنیت، آموزش، تدارکات و دیگر بخش‌ها، روی یک هدف متمرکز کردیم: اطمینان حاصل کردن از اینکه کارمندان جدید از روز اول، بهره‌وری بالایی خواهند داشت. هر یک از اعضای تیم برای دستیابی به این هدف تلاش و مشارکت کردند و درنتیجه توانستیم موانع سازمانی این هدف را کنار بزنیم. حالا ما پیشرفت ماهانه را بررسی می‌کنیم و بازخوردها، ایده‌ها و نکات جدیدی را که یاد می‌گیریم با یکدیگر به اشتراک می‌گذاریم تا موفقیت کارمندان جدید را تضمین کنیم.

در سطحی عمیق‌تر، ما می‌خواستیم بدانیم که رفتارهای اولیه‌ی دپارتمان‌های مختلف، چه تأثیری در جذب سه هزار نیروی جدید سازمان دارد. با همکاری بخش تحلیل محیط کار مایکروسافت، متا داده‌های ایمیل‌های ناشناس همکاران را چک کردیم. برخی از عباراتی را که به‌عنوان نشانه‌ای از تعاملات مثبت می‌دیدیم عبارت بودند از: «من افتخار می‌کنم که برای مایکروسافت کار می‌کنم.» یا «انتظار دارم که n سال برای مایکروسافت کار کنم.»

ما متوجه شدیم که برای کارمندان جدید، بسیار مهم است که در نخستین هفته‌ی کاری، دیداری رودررو با مدیر خود داشته باشند. درواقع مطالعات ما نشان می‌داد کارمندانی که چنین تجربه‌ای داشتند، در سه حوزه رشد مشخص و واضحی داشتند:

۱- طی ۹۰ روز، شبکه‌سازی داخلی آن‌ها ۱۲ درصد بیشتر، و شبکه‌سازی مرکزی آن‌ها دو برابر شده بود. این امر ازآن‌جهت مهم است که کارمندانی که شبکه‌ی داخلی خود را رشد می‌دهند، بیشتر احساس می‌کنند که به گروه خود تعلق دارند و به‌احتمال بیشتری در شرکت باقی می‌مانند. طبق آمار، کارکنانی که تعاملات درون‌گروهی بیشتری دارند، هشت درصد بیش از سایرین به حضور خود در سازمان متعهد می‌مانند. به‌علاوه آن‌ها واقعاً احساس می‌کنند هم به تیم تعلق دارند و هم اعتبار شخصی خود را حفظ می‌کنند.

۲- آن‌ها جلسات باکیفیت بیشتری برگزار می‌کردند. جلسات باکیفیت به تعداد رهبران و مدیران کمتری نیاز دارد و افرادی که در آن حضور دارند توجه بیشتری به دستور کار جلسه دارند و از فعالیت‌های جانبی پرهیز می‌کنند. به‌علاوه طول مدت این جلسات کوتاه‌تر است.

۳- آن‌ها سه برابر بیشتر از سایرین با تیم خود همکاری می‌کردند. همکاری تیمی اولیه، از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است: افرادی که وقت بیشتری را صرف همکاری مؤثر تیمی می‌کنند، علاقه‌ی بیشتری به وظایف خود و اهداف تیم دارند و گزارش‌های باکیفیت‌تری از کار خود ارائه می‌دهند.

این ادراکات به ما کمک کرد بهبود تجربه‌ی اولیه‌ی کارمندان تازه استخدام را در اولویت قرار دهیم. البته کار ما در مایکروسافت تازه آغازشده است. حالا ما سعی می‌کنیم روش‌های دیگری نیز بیابیم که با تمرکز بر شبکه‌های کارکنان جدید، به‌ویژه زمانی که مدیر در مکان دیگری کار می‌کند، تجربه‌ی اولیه‌ی شرکت را بهبود دهیم.

بااین‌حال توصیه می‌کنیم اهمیت ملاقات‌های رودررو و شخصی هفته‌ی اول را دست‌کم نگیرید. شاید موضوعی کلیشه‌ای به نظر برسد، ولی احساسی که کارمندان در نخستین هفته‌ی حضور خود در محیط کار تجربه می‌کنند، نقشی حیاتی در علاقه و تعهد آن‌ها به باقی ماندن در شرکت شما دارد.